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Gestão de Primeira - Padronização, rumo à excelência na prestação jurisdicional

Apresentação

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabeleceu dentre as Metas Prioritárias de 2010  a Meta 5,  que visa  implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processo de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau até dezembro de 2010.
Para cumprimento dessa meta nacional, a Corregedoria-Geral de Justiça retoma os trabalhos de padronização iniciado em 2003 e  lança, em 14 de março de 2011, o Programa GESTÃO DE PRIMEIRA. Disciplinado por meio da Portaria 1535/CGJ/2011, o programa  visa padronizar os procedimentos nas secretarias de juízo, serviços auxiliares e juizados especiais, com abrangência em todo o Estado.

A inspiração da escolha do  nome “Gestão  de Primeira” partiu do propósito de tornar a prestação jurisdicional  de “Primeira Instância”   um serviço de “primeira” qualidade. Assim, a palavra “primeira”, representa “Primeira Instância”, com serviços de “Primeira” qualidade.
                                              
A iniciativa tem como parceiros internos os magistrados, as secretarias de Juízo, os diretores dos foros, a Ascom, a Gescom, a  Ejef, o Cepaq, a  Dirfor e outros que se fizerem necessários e, como parceiros externos,  o CNJ e outros tribunais do país.

 

Objetivos do Programa

Desenvolvido pela Secretaria de Padronização da 1ª instância, Suporte ao Planejamento e a Ação Correcional – SEPAC, por sua Gerência de Padronização e Gestão da Informação – GEINF, o Programa GESTÃO DE PRIMEIRA tem como objetivo:

I – analisar, diagnosticar, implantar e retificar rotinas de trabalho praticadas nas unidades judiciárias e serviços auxiliares;

II – elaborar e/ou revisar as Instruções Padrão de Trabalho (IPT’s) das secretarias, com a participação dos servidores, escrivães e juízes;

III – padronizar os carimbos, atas de audiência, capas de autos, formulários, certidões, dentre outros;

IV – promover a gestão de documentos, revisando, alterando ou excluindo documentos e formulários do SISCOM WINDOWS;

V – participar da elaboração e/ou revisão de manuais de treinamento;

VI – disseminar novos padrões, por meio de treinamento a ser ministrado pela Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes – EJEF;

VII – ministrar palestra sobre “Módulo Padronização” nos cursos de formação de magistrados e nos treinamentos de “Rotinas de Secretaria” para servidores, promovidos pela EJEF;

VIII – orientar os escrivães quanto às rotinas das secretarias de juízo, para melhor atendimento do servidor e do jurisdicionado;

IX – propor a inclusão, exclusão e/ou alteração de procedimentos de rotinas de trabalho gerais aos atos normativos da Corregedoria Geral de Justiça;

XI – implementar metas e indicadores de desempenho nas unidades judiciárias de 1º grau padronizadas.

Padronização das rotinas de trabalho

Em 2003,  o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais, através da edição da Portaria 1.546/2003, instituiu  o Sistema de Padronização Organizacional – SPO, metodologia que sistematizou o desenvolvimento e acompanhamento das normas e padrões utilizados pela instituição. 

Dentre outros padrões estabelecidos pelo  SPO a IPT foi adotada como padrão que formaliza as atividades necessárias para a realização de um procedimento, podendo ser  apresentada na forma de fluxo e, havendo necessidade, através de formulários e “telas-padrão” de sistemas informatizados.

A forma adotada de apresentação da IPT foi a de formulário, por entender ser mais adequado descrever as  tarefas a serem executadas, de forma detalhada,  para facilitar  a compreensão e  execução das  rotinas.

As IPT’s trazem,  em seus bojos,  os detalhamentos de cada tarefa. Dessa forma, para cada procedimento a ser executado foi criada uma IPT. Assim, para  se expedir  uma carta precatória foi elaborada a IPT “Expedição de Carta Precatória”. Outro exemplo, para emissão de um mandado, foi elaborada a IPT “Expedição de Mandado”  e assim por diante.

A elaboração das IPT´s é feita com a participação de juízes, escrivães e servidores, observando-se a legislação vigente, os atos normativos da Corregedoria e do Conselho Nacional de Justiça. A revisão é realizada a  cada um ano e meio ou a qualquer momento, caso haja mudanças na legislação ou novas práticas sejam adotadas.

Padronização das Varas Criminais

Em março de 2011,  foram padronizadas as Varas Criminais de competência exclusiva, com a elaboração e revisão de todas as IPT´s – Instruções  Padrão de Trabalho. Nas IPT’s são descritas todas as rotinas afetas às secretarias de juízo e que devem ser fielmente observadas por todos os servidores e gestores na execução das suas tarefas.

Os procedimentos e manuais para consulta interna nas secretarias de juízo estão disponíveis nesta página, no link Intranet.

Atualmente, 46 secretarias exclusivamente criminais já estão aplicando as rotinas.

Links:

Padronização das Varas Cíveis

Em agosto de 2011,  as rotinas de trabalho das secretarias de juízo das varas cíveis foram validadas pelas IPT´s e 200 secretarias de juízo exclusivamente cível – 35 em Belo Horizonte e 165 no interior – passam a contar com as instruções que padronizam todos os atos praticados dentro de uma secretaria cível.

Em Belo Horizonte, IPT’s antigas das varas de Família, Fazenda Municipal e Estadual, Feitos Tributários, Sucessões, Tóxicos, Inquérito e do Setor de Fiscalização de Penas Substitutivas (Sefips) da VEC estão sendo revisadas.

Já as IPT’s das varas de Precatória (cível e criminal), as varas criminais com competência para atender aos casos de violência doméstica (Lei Maria da Penha) e as varas cível e infracional da Infância e da Juventude estão em elaboração.

Os procedimentos e manuais para consulta interna nas secretarias de juízo estão disponíveis nesta página, no link Intranet.

Padronização com competência para Infância e Juventude

 

Em 11/05/2012 foram validadas as IPTs - Instruções Padrão de Trabalho – das Varas com competência para infância e juventude. A Portaria nº 2107/CGJ/2012, publicada no DJe de 1º/06/2012, instituiu as instruções padrão de trabalho – IPTs de rotina da infância e da juventude. O uso das Instruções Padrão de Trabalho a que se refere esta Portaria é obrigatório nas secretarias de juízo das varas que tenham competência para infância e juventude. O cumprimento e adoção dos procedimentos constantes nas IPTs serão fiscalizados pelas Gerências de Fiscalização do Foro Judicial da Corregedoria Geral de Justiça, quando da realização de inspeções técnicas e correições extraordinárias.

Cursos de Capacitação

O treinamento dos servidores que utilizarão as IPT’s nas varas cíveis  começa em setembro e será realizado pela Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes.

O Curso de Formação e Atualização de Instrutores Regionais, módulo técnico operacional, para capacitar as varas criminais da capital e do interior a lidar com as instruções-padrão de trabalho (IPTs) foi realizado em junho. Nas duas primeiras turmas foram capacitados 47 servidores.

Intranet

As IPT's, os Manuais de Rotinas de Secretaria Criminal e Modelos de carimbos estão na intranet, para acessá-los clique aqui.

Links:

Provimento e Portarias que instituem as Instruções Padrão de Trabalho – IPT´s de rotinas de secretarias


   

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